5 smarte Tools, die jedes agile Unternehmen braucht

Jeden Tag wächst der Dschungel an Apps und Tools, die uns mehr Effizienz, mehr Spaß, mehr Ergebnisse versprechen. Doch auf welche technischen Helferlein kommt es in modernen Organisationen wirklich an? Hier unsere fünf Favoriten.

5 smarte Tools, die jedes agile Unternehmen braucht

Auch im Arbeitsalltag ist die Digitalisierung längst angekommen. Sie stellt Organisationen und Mitarbeiter vor neue Herausforderungen, bringt gleichzeitig aber auch ganz neue Chancen für effizientes und ergebnisorientiertes Arbeiten mit sich.

Denn effizienter, agile und flexibler muss heute alles sein, wenn man im internationalen Wettbewerb bestehen möchte. Dank vielfältiger neuer Technologien und Tools, die uns, unseren Teams und unseren Organisationen heute unter die Arme greifen können, ist das aber glücklicherweise auch gar nicht mehr so schwer.

Aber wie wählt man aus den unzähligen Lösungen für bessere Kommunikation, Kunden-, Team- und Projektorganisation die richtigen?

Folgende drei Kriterien sollten bei der Wahl der Tools im Unternehmenseinsatz eine Rolle spielen:

  • Handhabbarkeit

  • Leistungsfähigkeit

  • Preis-Leistungs-Verhältnis

Auf Basis dieser drei Kriterien sind mindestens die folgenden 5 Tools heutzutage absolute Must-Haves für moderne Unternehmen:

1. Slack (Messenger)

Slack ist die führende Anwendung für die Kommunikation in Teams. Wenn man überbordende E-Mail-Postfächer, in denen sich nichts mehr richtig finden lässt, vermeiden möchte, sollte Slack die erste Wahl sein. Teams können einen oder mehrere „Workspaces“ anlegen, um zu kommunizieren und Dateien auszutauschen. Mehr als 1.500 Systeme und Apps, wie SalesForce, Google Drive, Asana oder Github, lassen sich mit Slack verknüpfen. So fällt der Austausch von Daten, Dateien und sonstigen Informationen noch leichter.

Handhabbarkeit

Die Nutzung von Slack ist super einfach und funktioniert ein bisschen wie eine Whatsapp-Gruppe.

Leistungsfähigkeit

Durch die gute Anbindung anderer Apps ist Slack eine ziemlich starke Kollaborationsplattform, die das Zeug hat, zum hauptsächlichen Dreh- und Angelpunkt der Interaktion in Teams und ganzen Organisationen zu werden.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Slack gibt es in der Basisversion komplett kostenlos. Sobald man auf zusätzliche Funktionen zugreifen möchte (z.B. Möglichkeit von Telefonkonferenzen mit mehreren Teilnehmern, Integration von mehr als 10 Apps) oder den Speicherplatz erweitern möchte (von 5GB insgesamt in der Basisversion auf 10 oder 20 GB je Teammitglied), zahlt man pro Nutzer. Gerade, wenn sich Slack zur zentralen Plattform der Kommunikation und Interaktion in einer Organisation entwickeln soll, kann sich ein Upgrade lohnen. Hier gibt’s mehr Informationen zum Pricing.

2. Asana (Projektmanagement)

Asana ist unser Favorit, wenn es um die Strukturierung und Durchführung von Projekten geht. Mitarbeiter können verschiedenen Teams zugeordnet werden, die dann in einem oder mehreren Projekten zusammenarbeiten.

Je Projekt können Aufgaben und Unteraufgaben definiert werden, für die Deadlines und Zuständigkeiten festgelegt werden können. In jedem Projekt können alle Teammitglieder aufgabenübergreifend miteinander kommunizieren, Dateien austauschen oder sich vertaggen. Automatisch generiert Asana dann Zeitlinien und Projektkalender, sowie individuelle To Do-Listen je Mitarbeiter.

Dadurch, dass sich Asana-Projekte sowohl in einer Listenansicht als auch in einer „Board“-Ansicht organisieren lassen, eignet sich Asana auch sehr gut zur agilen Organisation von Projekten à la Scrum oder Kanban!

Handhabbarkeit

Asana hat eine sehr intuitive Benutzeroberfläche und lässt sich dadurch durch jeden einzelnen Mitarbeiter auch selbstständig, ohne aufwändige Schulungen, gut „entdecken“. Die Optionen, Deadlines zu setzen, Aufgaben verschiedenen Kategorien zuzuordnen oder mit dem Projektkalender zu arbeiten, kann manchen Teams allerdings schon zu komplex sein und zu weit gehen. Das Gute ist jedoch: Auch ohne aktive Inanspruchnahme dieser Funktionalitäten tut Asana jedem Team einen sehr wertvollen Dienst!

Leistungsfähigkeit

Durch die Online- und mobile Verfügbarkeit schlägt Asana ganz klar jedes Excel-Sheet, wenn es um die laufend aktuelle Übersicht von Projekten, Fortschritten und Baustellen geht.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Auch Asana gibt es in der Basisversion kostenlos – und diese Basisversion reicht für die meisten Teams schon aus. Je konsequenter ein Team aber beispielsweise nach Scrum- oder Kanban-Methode arbeiten möchte, desto mehr kann sich ein Upgrade auf das „Professional“-Paket lohnen: Hier kommen dann Funktionieren wie die Möglichkeit, Aufgaben zu priorisieren und ihren Arbeitsaufwand abzuschätzen, hinzu.

3. IK-up! (Mitarbeiter-App)

Ja, ganz neutral sind wir wahrscheinlich nicht, wenn wir die Mitarbeiter-App von IK-up in diese Liste mit aufnehmen. Aber mit IK-up! gibt es eine Lösung, mit der man ganz einfach die interne Kommunikation im Unternehmen verbessern kann.

Die IK-up! Mitarbeiter-App punktet, wenn es einfach und schnell gehen soll. Unternehmen, die kein komplexes Intranet benötigen, finden in IK-up die Chance, innerhalb kürzester Zeit und nach unkompliziertem Setup gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe zu schlagen: Informationspflichten zu erfüllen, über neue Strategien, Konzepte und Entscheidungen zu informieren – und gleichzeitig auch die Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz mit wichtigen Botschaften zu erreichen.

Handhabbarkeit

IK-up funktioniert in vielerlei Hinsicht wie eine digitale Mitarbeiterzeitung, bei der Inhalte im Vordergrund stehen. Mitarbeiter können Texte lesen, Videos anschauen, Themen kommentieren, Fragen stellen, an Umfragen teilnehmen. Nutzer, die auch als „Autoren“ berechtigt sind, werden durch smarte Workflows geleitet, um aus Themen schnell Artikel samt Bildern und Videos zu entwickeln, Newsletter und Push-Notifications zu verschicken. Über das persönliche Smartphone ist die digitale Mitarbeiterzeitung laufend für jeden Mitarbeiter erreichbar.

Leistungsfähigkeit

IK-up ist mit vielerlei Funktionen ausgestattet. Dazu gehören u.a der einfach zu handhabende News-Editor, aber auch die Möglichkeit, mehrstufige Befragungen durchzuführen oder Call-to-Actions einzubinden. Bei IK-up! können die Mitarbeiter auch selbst Themen anregen und einfach mitteilen, zu welchen Themen Sie gerne mehr Informationen haben möchten. Somit wird IK-up! zu einem Ort der Interaktion zwischen „oben“ und „unten“ – und zu einer Chance für eine moderne, agile und produktive Unternehmenskultur.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Die monatlichen Gebühren für IK-up richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter in der Organisation und starten bei 200 Euro monatlich für Organisationen mit bis zu 200 Mitarbeitern. Hinzu kommen einmalige Setup-Gebühren für die Einrichtung und Schulung.

Wenn Sie Interesse an einer kostenlosen Live-Demo haben, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

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4. Dropbox (Cloud-Storage)

Dropbox ist die führende Cloud-Storage Lösung für Einzelpersonen und Teams, die viele Dateien verwalten. Mit „Dropbox Business“ wurden zudem noch leistungsfähigere Leistungspakete für Unternehmen geschaffen: Dropbox Business bietet mehr Speicherplatz, erweiterte Kollaborationsmöglichkeiten für Teams, ein nuancierteres Rollenmanagement, detailliertes Aktivitätentracking, Integrationen in Anwendungen wie Office 365 und einen Live-Support-Chat oder Telefon-Support. Gerade für große Teams kann die Business Variante wichtige Vorteile bringen.

Handhabbarkeit

Ist es einmal aufgesetzt und runtergeladen, kann man mit Dropbox kaum noch etwas falsch machen und lässt sich sowohl online wie offline nutzen.

Leistungsfähigkeit

Abhängig vom gebuchten Paket und dem damit verbundenen Speicherplatz lässt sich in Dropbox das gesamte Ordner- und Dateienmanagement eines Unternehmens abbilden – und das auch noch kollaborativ. Die Online-Offline-Synchronisation funktioniert gut und deutlich zuverlässiger als Cloud-Storage Lösungen wie Microsoft’s OneDrive.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Auch Dropbox ist grundsätzlich kostenlos, kommt dann aber nur mit 2 GB Speicherplatz. Möchte man wirklich die Dateien einer ganzen Organisation verwalten, sollte man eines der Leistungsfähigeren Produkte buchen – preislich liegen die Pro-Versionen bei 10 bis 20 Euro je Nutzer.

5. Pipedrive (CRM-Tool)

Pipedrive ist das CRM-Tool für all jene, die keine Zeit und keine Lust haben, erst mal ein paar Wochen Arbeit in das richtige Setup von einem Salesforce oder einem Hubspot zu stecken. Pipedrive ist so das CRM-System der Wahl für alle kleinen bis mittelgroßen Organisationen, die möglichst zügig und mit geringem Aufwand ihre Kunden und Vertriebsaktivitäten verwalten möchten – und Zusatzfunktionen wie E-Mail-Automatisierungen, Chatbots, Formulare oder Landing Pages (erst mal) nicht brauchen.

Handhabbarkeit

Die Handhabbarkeit ist der zentrale Pluspunkt von Pipedrive gegenüber der vielfältigen und immer unübersichtlicher werdenden Landschaft an CRM-Lösungen. Pipedrive ist auf die wichtigsten Funktionen für einen erfolgreichen Outbound-Vertrieb reduziert und besticht durch eine überlegende, gerade zu Spaß machende UI und UX.

Leistungsfähigkeit

Gegenüber Branchenführern wie SalesForce oder Hubspot ist Pipedrive definitiv eine „kleine“ bzw. „schlanke“ Lösung. Features wie Prozessautomatisierungen, Google Ad-Integrationen oder „Journey Builder“, sucht man bei Pipedrive vergeblich. Wer hierauf aber verzichten kann und sich auf das Management von Sales-Zyklen fokussieren möchte, der findet sich in Pipedrive im Zweifel deutlich besser und schneller zurecht.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Mit 10 Euro pro Monat und Nutzer ist Pipedrive außerdem eine klar preisgünstigere Option, als die Hubspots und SalesForces dort draußen, zumindest bei noch überschaubaren Sales-Teams.

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