Onboarding neuer Mitarbeiter: Was lässt sich verbessern.

Mit einem guten Onboarding fühlen sich neue Mitarbeiter direkt vom ersten Tag an Wohl am neuen Arbeitsplatz. In diesem Blog-Post möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihren Onboarding Prozess verbessern können.

Onboarding neuer Mitarbeiter: Was lässt sich verbessern.

Wussten Sie, dass rund 15% aller neuen Mitarbeiter in einem Unternehmen schon am ersten Tag an Kündigung denken? Bei Führungskräften ist die Fluktuation innerhalb der ersten Monate vor allem dann höher, wenn der erste Eindruck in der Onboarding-Phase nicht gut ist.

Wussten Sie, dass rund 15% aller neuen Mitarbeiter in einem Unternehmen schon am ersten Tag an Kündigung denken?

Wissenschaftler stellten fest, dass Onboarding-Maßnahmen zwar nicht immer direkt mit einer wirtschaftlichen Ergebnisgröße korrelieren, aber eine Einstellungs- bzw. Zustandsveränderung herbeiführen. Zum Beispiel eine veränderte Wahrnehmung in der Rollenklarheit, der sozialen Akzeptanz und der Selbstwirksamkeit. Soweit zur Theorie.

Onboarding in der Praxis

In der Praxis geht häufig eine Menge schief beim Onboarding der neuen Mitarbeiter. Beim Empfang weiss keiner Bescheid, der Chef ist bei einem Kundentermin, der Arbeitsplatz ist unvorbereitet und der Kollege macht heute Home-Office.

Schnell entsteht Chaos im Onboarding Prozess

Und tatsächlich ist das Onboarding ein sehr komplizierter Prozesse mit vielen Rädchen, die ineinander greifen müssen, und die einen enormen Kommunikationsaufwand mit sich bringen. Sobald sich kein Mitarbeiter verantwortlich fühlt und sich darum kümmert, entsteht Chaos.

Das ist die Erkenntnis aus vielen Gesprächen mit unseren Partnern und Kunden, die wir bei IK-up! gelernt haben. Und häufig ist gerade den mittelständischen Unternehmen, mit denen wir sprechen, bewusst , dass ihr Onboarding-Prozess nicht ideal funktioniert. Was aber abschreckt sind, die enorme Prozess-Komplexität und der damit verbundene Ressourcenaufwand.

In diesem Blogpost möchten wir Ihnen vorstellen, wie Sie mit IK-up! einen neuen Mitarbeiter elegant durch einen strukturierten Onboarding-Prozess schleusen und dabei viel Verantwortung an den neuen Mitarbeiter zurück delegieren. Damit stellen sie insbesondere auch fest wie flexibel und selbstständig der neue Mitarbeiter arbeiten kann und sich zurechtfindet.

Gehen wir aber zunächst noch etwas tiefer in den Onboarding Prozess rein.

Der Onboarding Prozess

Genau genommen startet das Onboarding bereits vor dem Antritt eines neuen Mitarbeiters mit der Vorbereitungsphase. Hier sollten ihr / ihm bereits vorab wesentliche Informationen zum neuen Arbeitgeber zugesandt werden, damit sie / er sich gut auf den ersten Arbeitstag vorbereiten kann. Hierzu gehören zum Beispiel:

  • Unternehmens Leitbild

  • Vision

  • Aktuelles Organigramm

  • Mitarbeiterprogramme

  • Auflistung aller Anlaufstellen und Ansprechpartner

Idealerweise wird auch der gesamte Papierkram vor dem Arbeitsantritt geregelt, damit der Mitarbeiter sich mit dem Start voll und ganz auf sein neues Umfeld konzentrieren kann:

  • Adress-Stammdaten

  • Kontoverbindung

  • Krankenkassenbescheinigung

Mit dem ersten Arbeitstag startet die Orientierungsphase. Hier geht es darum, dass der neue Mitarbeiter Abläufe, Prozesse und Kollegen kennenlernt. Der Mitarbeiter sollte in die wichtigsten Prozesse und Abläufe eingearbeitet und mit den eingesetzten IT-Systemen vertraut werden. Der Mitarbeiter beginnt damit sich in alle relevanten Richtlinien und Arbeitsanweisungen einzuarbeiten.

Als letzte Phase des Onboardings kommt die Integrationsphase. Hier muss der Austausch zwischen Vorgesetztem, Mitarbeiter und Kollegen intensiviert werden. Es ist Zeit, das neue Teammitglied auch sozial noch stärker zu integrieren und auf diese Weise emotional an den neuen Arbeitgeber zu binden.

Mit IK-up! das Onboarding verbessern und vereinfachen

Mit IK-up! schleusen sie jeden neuen Mitarbeiter elegant durch den Onboarding-Prozess und reduzieren die Komplexität und Fehleranfälligkeit.

Stellen Sie sich vor, alle wichtigen Informationen und Aufgaben, die für das Onboarding wichtig sind, werden in einem virtuellen Raum zur Verfügung gestellt. Der Mitarbeiter erhält rechtzeitig vor seinem ersten Arbeitstag seine persönlichen Zugangsdaten, um in diesem Raum mit der Vorbereitungsphase des Onboardings zu beginnen.

In diesem Raum erhält der Mitarbeiter alle relevanten Infos und Aufgaben, für die Phase, in der sich der Mitarbeiter befindet. Der Mitarbeiter erhält klar-dokumentierte Anweisungen an wen er sich jeweils wenden muss und welche Unterlagen er zum ersten Arbeitstag mitbringen soll. Daneben kann er sich schon in die aktuellen Unternehmens-News sowie in Vision, Leitbild, Mitarbeiterprogramme und Organigramm einlesen.

Die Orientierungsphase erfolgt in einem zweiten virtuellen Raum, der einfach an den ersten Raum angeschlossen ist. Hier greift der Mitarbeiter auf alle für ihn relevanten Arbeitsanweisungen, Richtlinien und Formulare. Über die Anbindung des Content-Hub von IK-up! kann man hier bspw. auch sicherstellen, dass das Unternehmen den gesetzlichen Informationspflichten nachkommt.

Und auch für die letzte Phase des Onboardings, die Integrationsphase, steht ein eigener virtueller Raum zur Verfügung, in dem man insbesondere Value-Content zur Verfügung stellt, der dem Mitarbeiter hilft sich im Unternehmen zurechtzufinden. Hierzu gehören bspw. Hinweise auf Sportgruppen und Stammtische, aber auch die Erinnerung an das Feedbackgepspräch mit dem Teamleiter in den ersten drei Monaten.

Mit IK-up! digitalisieren Sie Ihren Onboarding Prozess und reduzieren dadurch Komplexität und Fehleranfälligkeit. Aber insbesondere delegieren Sie die Verantwortung für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess zurück an den Mitarbeiter, der neu uns Unternehmen eintritt.

Proaktives Agieren im Onboarding steigert die Erfolgschancen

Somit bekommen Sie schnell und einfach einen ersten Eindruck davon, wie gut sich der neue Mitarbeiter anstellt, wie proaktiv er Sachen in die Hand nimmt und wie flexibel er sich in einem neuen Umfeld zurechtfindet. Gerade hierzu gibt es in der Wissenschaft einige spannende Studien, die belegen, dass vom neuen Mitarbeitenden ein proaktives Verhalten im Onboarding-Prozess erwartet werden kann, um sein Onboarding erfolgreich zu absolvieren.

Sollten Sie Interesse an einem Gespräch mit uns oder eine Demo-Version von IK-up! haben, schauen Sie gerne auf unsere Webseite und / oder kontaktieren Sie uns telefonisch unter der +49 6131 6338 420 oder per Email an: manuel.conrad@ik-up.de

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