Wenn WhatsApp schädlich für die interne Kommunikation in Unternehmen wird

In Unternehmen sprießen WhatsApp Gruppen schneller aus den Büros als es so manchem Chef behagt. Die Mitarbeiter sind es gewohnt und es macht vieles leichter. Doch mit WhatsApp entstehen auch neue Probleme.

Wenn WhatsApp schädlich für die interne Kommunikation in Unternehmen wird

Schnell und Einfach

WhatsApp ist im Alltag kaum mehr wegzudenken, wird von Alt und Jung gleichermaßen genutzt und geliebt. Nachrichten wirken informell und landen schnell auf dem Display des Handys. Und weil es so weit verbreitet ist, kommt in jedem Meeting zur Verbesserung der Internen Kommunikation schnell die Idee auf: „Lasst uns doch eine WhatsApp Gruppe machen.“

Und in den meisten Fällen hilft die WhatsApp Gruppe tatsächlich weiter. Infos werden schnell ausgetauscht, kurzfristige Anliegen werden rasch gelöst und auch der ein oder andere Spaß lässt sich leicht im Team teilen und sorgt für gute Stimmung.

Ist WhatsApp gefährlich?

Wenn man so manche Hardliner in der Branche liest, könnte man meinen die Nutzung von WhatsApp in Unternehmen wäre vergleichbar mit dem Untergang des Abendlandes. Mangelnde Datensicherheit, fehlende Features oder undurchsichtige Geschäftsbedingungen sind die häufigsten Kritikpunkte. Ich persönlich sehe das nicht ganz so kritisch, so werden doch in den seltensten Fällen wirklich sensible Informationen verschickt oder kritische Geschäftsprozesse über WhatsApp abgewickelt.

Wir selbst nutzen bei uns im Unternehmen verschiedenste WhatsApp Gruppen, die vieles leichter machen. Von der Verabredung zum After-Work, der Entdeckung eines Bugs, bis zum Teilen von News des letzten Messe-Events, mit WhatsApp lassen sich einfach und direkt Informationen teilen, die ein Zugehörigkeitsgefühl bei der Belegschaft wecken.

Die Grenzen von WhatsApp in der internen Kommunikation

Doch wir haben auch gemerkt, wo WhatsApp an seine Grenzen stößt und welche Probleme mit jedem zusätzlichen Mitarbeiter entstehen, der in die WhatsApp Gruppe eintritt. Ab 30 Mitarbeitern im Unternehmen endet die WhatsApp Gruppe schnell in Chaos und Unzufriedenheit. Warum ist das so?

1. Heterogene Mitarbeiterinteressen

Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen umso heterogener sind die Interessen und Persönlichkeiten. Was die einen für relevant und lustig halten, finden andere belanglos und so gar nicht witzig. Schnell wird das „süße“Katzenvideo in die Gruppe gepostet, die eine Hälfte lacht, die andere Hälfte ist der Meinung, das gehöre hier so gar nicht hin.

2. Vermischung von Informationen

Banale Kommunikation wird schnell vermischt mit Infos, die wichtig für die Ausübung bestimmter Geschäftsprozesse sind. Während sich die einen zum Mittag verabreden, schreibt ein anderer in die Gruppe, dass gerade ein A-Kunde angerufen hat und um Rückruf bittet. Wenn der relevante Mitarbeiter sich beschwert, dass ihn niemand informiert hat, bekommt er schnell ein: „Ich hab’s doch in die WhatsApp Gruppe geschrieben“

3. Informationsflut

Schnell passiert es, dass die Mitarbeiter unter der Informationsflut an WhatsApp Nachrichten auf ihrem Smartphone die Lust verlieren und genervt sind. Und häufig fragen sich die Mitarbeiter: Was ist hier noch relevant für mich, was muss ich hiervon alles lesen? Es wird anstregend für die Mitarbeiter die relevanten News für sich heraus zu filtern und das sorgt in der Regel dafür, dass ein signifikanter Teil der Mitarbeiter sich dem Medium entzieht. Also einfach ignoriert, was in den WhatsApp Gruppen passiert.

4. Schlechte Stimmung und Ablenkung

Und als Folge der genannten Punkte, entsteht die schlechte Stimmung. Mitarbeiter sind genervt von WhatsApp, von bestimmten Mitarbeitern, weil diese scheinbar belanglose Informationen in die Gruppe spammen. Es entstehen Meta-Diskussionen darüber, was jetzt in diese Gruppe gehört und was nicht und welche Mitarbeiter was posten dürfen. „Hast Du schon gesehen, was der MAYER in die Gruppe geschrieben hat. Für wen hält der sich?“ Der Flurfunk brodelt und die Mitarbeiter sind schnell abgelenkt von den eigentlichen Aufgaben, die wirklich wichtig sind.

Fazit

WhatsApp Gruppen sind ein wertvolles Tool um die interne Kommunikation in kleinen Unternehmen oder kleinen Teams zu organisieren. Doch ab mehr als 15 Mitarbeitern fangen die Probleme mit WhatsApp an und es fängt an Schaden anzurichten. Ab dann sollte man darüber nachdenken, wie man die interne Kommunikation besser strukturiert und moderiert.

Die Einbindung und Partizipation der Mitarbeiter, so wie sie bei WhatsApp so leicht zu handhaben ist, bleibt trotzdem wichtig. Doch hier bedarf es ein Maß an Struktur und Moderation. Ab 30 Mitarbeitern muss man den Mitarbeitern mehr die Wahl lassen, wie, wann und welche Informationen sie abrufen möchten. Die Interne Kommunikation muss einige wenige Grundsätze aufstellen, die einzuhalten sind und darauf achten, dass alle Mitarbeiter sich gleichermaßen abgeholt fühlen.

Mit IK-up! bieten wir ein Tool, mit dem Unternehmen ab 30 Mitarbeiter ihre interne Kommunikation einfach strukturieren und moderieren können. Das Tool ist sehr leichtgewichtig und einfach zu bedienen. Mitarbeiter können einfach und sinnvoll eingebunden werden, ohne dass sie anderen Mitarbeitern auf die Nerven gehen. Und in aller Regel steigert unser die Tool die Zufriedenheit der Mitarbeiter langfristig. Wenn Sie Interesse an einer kostenlosen Live-Demo haben, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

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